Ogni file condiviso può convertirsi in un potenziale punto di cedimento nella sicurezza aziendale, se non adeguatamente protetto. Le piattaforme di secure file sharing combinano tecnologie avanzate per garantire che i file - ed i dati in essi contenuti - rimangano protetti durante ogni condivisione.

La condivisione sicura dei file (secure file sharing): che cos’è e perché è importante

La condivisione sicura dei file è il processo che garantisce la riservatezza dei dati, durante il loro trasferimento da un sistema all'altro, consentendo l'accesso alle informazioni solo alle persone autorizzate.

È doveroso evidenziare che, per le aziende, la condivisione sicura dei file è fondamentale per proteggere informazioni sensibili quali: documenti riservati; proprietà intellettuale; dati finanziari; informazioni dei clienti. Inoltre, quando la protezione dei dati non è una priorità aziendale, le organizzazioni rischiano violazioni con gravi conseguenze economiche e reputazionali, tra cui: perdite finanziarie dirette, sanzioni normative, danno all'immagine aziendale e perdita di fiducia da parte di clienti e partner.

Rischi di condivisione non sicura dei file

Di seguito un elenco di alcuni dei rischi di sicurezza più comuni, associati alla condivisione di file:

• Accesso non autorizzato- Gli utenti non autorizzati, senza impostazioni di condivisione configurate correttamente, potrebbero accedere ai file e scaricarli.
• Violazioni dei dati - Quando i file contenenti dati sensibili o informazioni riservate vengono condivisi senza adeguate misure di sicurezza, utenti non autorizzati potrebbero accedervi, con conseguente violazione o furto dei dati.
• Malware e virus – È fondamentale ricordare che i file condivisi online possono essere veicolo di malware e virus, mettendo a rischio i dispositivi di tutti gli utenti che li scaricano. Una piattaforma di condivisione sicura deve, quindi, includere sistemi di scansione e protezione contro le minacce informatiche.
• Attacchi di phishing - Gli aggressori potrebbero creare link di condivisione file apparentemente innocui che, se cliccati, reindirizzano gli utenti a siti web dannosi o scaricano malware sui loro dispositivi.

Trasferimento di file sicuro vs. condivisione di file sicura: la differenza

È importante per le aziende capire cosa comporta il trasferimento rispetto alla condivisione di file sicura, ovvero:

Trasferimento sicuro di file - Si riferisce al processo di invio di file da una posizione all'altra tramite una connessione sicura, spesso utilizzando protocolli come SFTP (Secure File Transfer Protocol) o FTPS (File Transfer Protocol Secure). L'obiettivo è la trasmissione sicura dei file, garantendo che i dati, durante il transito, siano protetti da accessi non autorizzati, intercettazioni o manomissioni.

Condivisione sicura dei file - Essa implica garantire l’accesso continuativo ai file a più utenti, o ad un team, in modo sicuro. Ciò può includere: controllo degli accessi; autorizzazioni; crittografia dei dati inattivi; funzionalità di collaborazione. Inoltre, esistono piattaforme di condivisione sicura dei file - come SharePoint – che garantiscono sia la trasmissione sia l'accesso sicuro e la condivisione.

Vantaggi della condivisione sicura dei file

La condivisione sicura dei file, oltre a prevenire violazioni della sicurezza, offre numerosi vantaggi, quali:

• Riservatezza dei dati del cliente – È doveroso evidenziare che uno degli elementi più cruciali dell'etica aziendale è la riservatezza dei dati dei clienti.
• Riservatezza sul posto di lavoro - Segreti commerciali, informazioni finanziarie e strategie aziendali sono solo alcuni dei dati aziendali sensibili che vengono scambiati tra i dipendenti e se queste informazioni dovessero trapelare, potrebbero fornire ai concorrenti informazioni sulle attività aziendali e influire negativamente sui ricavi. Pertanto, grazie a soluzioni sicure per la condivisione dei file, è possibile proteggere i documenti riservati sul posto di lavoro e, al contempo, prevenire potenziali furti di dati.
• Lavoro sicuro a distanza - Diverse aziende hanno implementato un paradigma di lavoro ibrido che consente ai dipendenti di lavorare sia in sede sia da remoto. Pertanto, è necessario garantire la sicurezza in entrambi i casi, adottando una soluzione sicura per il trasferimento file basata sul cloud a livello aziendale, oltre a standardizzare un metodo sicuro per la condivisione di file riservati.
• Maggiore produttività - I dipendenti sono più produttivi quando hanno accesso a tecnologie che consentono loro di essere più efficienti: una di queste è una soluzione di condivisione file con sicurezza automatica. Di fatto, invece di proteggere i file sensibili con una password o di non proteggerli affatto, i dipendenti possono condividere facilmente i file in modo sicuro tramite il cloud o tramite altre soluzioni di protezione.
• Controllo degli accessi - Le persone non autorizzate non dovrebbero poter accedere a documenti riservati. È doveroso evidenziare che, oggi, molte organizzazioni archiviano i dati sensibili su un'unità centralizzata, il che potrebbe portare ad accessi non autorizzati ai file e a potenziali fughe di dati da parte di dipendenti non autorizzati.
• Riduzione del carico per la funzione IT - I dipendenti, adottando una piattaforma di condivisione file sicura e facile da usare, hanno a disposizione una soluzione self-service per condividere file riservati tra loro, con i clienti e con altre parti esterne, contribuendo ad alleggerisce l'onere della condivisione sicura dei file, originariamente a carico dell'IT.
• Conformità normativa - Le soluzioni di condivisione sicura dei file sfruttano l'hosting di file crittografati per proteggere i dati sensibili, consentendo un accesso sicuro e controllato e una collaborazione senza interruzioni, garantendo al contempo la conformità a rigorosi standard di sicurezza e privacy, quali GDPR, NIS2, DORA, ecc.
• Migliori criteri di conservazione dei file e meccanismi di scadenza - Si possono stabilire e implementare criteri di conservazione dei file e meccanismi di scadenza automatica per i file condivisi, per ridurre il rischio di perdite di dati o di accesso non autorizzato.

Buone pratiche per la condivisione sicura dei file

Di seguito alcune buone pratiche che le aziende possono considerare per garantire una condivisione sicura dei file, ovvero:

• Utilizzare piattaforme di condivisione file sicure - È importante scegliere un servizio di condivisione file affidabile e sicuro per proteggere i propri file. Pertanto, la piattaforma scelta dovrebbe offrire: servizio cloud; crittografia end-to-end dei dati; solidi controlli di sicurezza.
• Implementare la crittografia - Per evitare esfiltrazioni, modifiche o compromissione dei dati, crittografare i file prima di condividerli. In particolare, la crittografia end-to-end garantisce che i file vengano crittografati prima di lasciare il dispositivo e possano essere decrittografati solo dal destinatario previsto.
• Controllare l'accesso – Si tratta di configurare controlli di accesso e autorizzazioni specifiche, in modo che solo gli utenti autorizzati possano visualizzare o gestire i file. Esistono piattaforme che consentono di personalizzare le impostazioni delle autorizzazioni di accesso, stabilendo chi può accedere, visualizzare, scaricare e modificare file specifici.
• Proteggere i file con password – Si consiglia di utilizzare password complesse e difficili da indovinare per proteggere i file sensibili ed impedire accessi non autorizzati.
• Attivare l'autenticazione a due fattori o multi-factor – Si può garantire un maggiore livello di sicurezza alla condivisione dei file implementando l’autenticazione a due o più fattori (MFA – multi factor authentication). I metodi di autenticazione a due fattori più comuni includono: codici di sicurezza inviati tramite SMS; dati biometrici tramite impronta digitale; Face ID.
• Impostare limiti di tempo per la condivisione - Alcuni provider di secure file sharing, per ridurre al minimo i rischi, consentono di impostare una data di scadenza per condividere il file, dopo la quale il collegamento non funzionerà più.
• Formare e istruire il personale – È quanto mai fondamentale assicurarsi che gli utenti siano informati sia sulle pratiche sicure sia sui rischi di condivisione dei file, comprese le minacce di phishing e l'importanza di verificare le fonti. Ciò consente agli utenti/dipendenti di riconoscere situazioni/messaggi sospetti, evitando di cadere vittime di un messaggi di fishing/smishing sofisticati.
• Mantenere aggiornati i software – È fondamentale mantenere aggiornati i software per garantire una condivisione sicura dei file, poiché gli aggiornamenti spesso includono la correzione di vulnerabilità di sicurezza: il mancato aggiornamento del software può facilitare lo sfruttamento delle vulnerabilità da parte dei cyber criminali per accedere ai sistemi e ai file aziendali.
• Scansionare i file alla ricerca di malware – Si consiglia di utilizzare un software antivirus affidabile per analizzare i file alla ricerca di malware, prima di condividerli o scaricarli. Ciò aggiunge un ulteriore livello di difesa contro potenziali minacce, proteggendo sia i dispositivi sia coloro con cui si condividono i file.

Quali funzionalità ricercare in un servizio di condivisione file sicuro

Di seguito un elenco delle funzionalità di sicurezza essenziali da valutare nella scelta di una piattaforma di condivisione sicura dei file:

• Protezioni avanzate di crittografia: crittografia end-to-end e crittografia post-quantum basata su algoritmi avanzati, tra cui CRYSTALS-Kyber, resistente agli attacchi quantistici e riconosciuto dal NIST come standard per la sicurezza post-quantum.
• Controlli di accesso robusti: Role-Based Access Control (RBAC), autenticazione a due fattori (2FA) o autenticazione a più fattori (MFA) per garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai file sensibili.
• Funzioni di garbage collection: gestione intelligente dei file per mantenere tutto sotto controllo, inclusi allegati dimenticati, file temporanei e condivisioni occasionali, evitando accumuli di dati non necessari.
• Funzioni di tracciamento e audit delle attività: visibilità completa su accessi, modifiche, condivisioni e download. Una funzionalità essenziale per garantire trasparenza, controllo e conformità normativa.
• Politiche di condivisione cifrata: protezione dei file condivisi tramite e-mail, WhatsApp, WeTransfer o servizi cloud come Dropbox, OneDrive, SharePoint e Google Drive.
• AI privata integrata: protezione automatica dei contenuti e interazione intelligente con i file per prevenire lo scraping e garantire la privacy dei dati.
• Cifratura persistente del file: capacità di mantenere la protezione crittografica anche dopo il download, così da non perdere mai il controllo sul file e garantire che le policy restino valide ovunque il documento venga spostato.
• Collaborazione protetta con permessi granulari: possibilità di consentire l’editing dei documenti a collaboratori esterni mantenendo attive le protezioni contro download, stampa e copia/incolla, così da lavorare insieme, senza esporre i dati a rischi di esfiltrazione.