La protezione delle informazioni personali identificabili (PII) è oggi una delle sfide più critiche per le aziende di ogni settore. Attacchi informatici, errori umani e vulnerabilità di terze parti rendono queste informazioni costantemente esposte. Comprendere cosa sono le PII, quali rischi comporta il loro trattamento inadeguato e come proteggerle con le best practice è fondamentale per mantenere la fiducia dei clienti e rispettare i requisiti normativi.
Le Personally Identifiable Information (PII) sono definite come qualsiasi informazione che può essere utilizzata per identificare, contattare o localizzare una persona specifica sia singolarmente sia in combinazione con altre informazioni facilmente accessibili. Tale definizione, apparentemente semplice, nasconde in realtà una complessità considerevole che varia significativamente tra diverse giurisdizioni e contesti applicativi. Per intendere meglio:
In sintesi, tutte le PII sono PI, ma non tutte le PI sono PII. Inoltre, più ristretto è il contesto di riferimento, più aumenta la possibilità che dati apparentemente generici diventino identificativi.
Le PII possono essere suddivise in diverse categorie in base al loro livello di identificabilità e, precisamente:
Il concetto di PII si è evoluto significativamente con l'avanzare della tecnologia. Inizialmente era focalizzato su identificatori tradizionali (i.e. nome e indirizzo), mentre oggi include una vasta gamma di dati digitali. Cookies persistenti, finger-printing del browser, metadati di geolocalizzazione e pattern comportamentali online sono ora considerati potenziali PII quando possono contribuire all'identificazione di un individuo. Pertanto, la protezione delle PII non è semplicemente un obbligo legale, ma rappresenta un imperativo etico e strategico per le aziende moderne.
Purtroppo, nonostante una maggiore consapevolezza e le misure normative, le PII rimangono costantemente esposte a diversi rischi. Analizziamo di seguito alcuni dei rischi più significativi in termini di PII:
Il trattamento inadeguato delle PII può avere conseguenze devastanti per le aziende sia in termini immediati sia a lungo termine. E, precisamente:
La protezione delle PII richiede un approccio sistematico e completo. Di seguito alcune best practice che si possono implementare per garantire la protezione delle PII.
Individuazione di tutti i tipi di PII nei repository di dati aziendali - Le aziende devono avviare la protezione delle PII implementando strumenti e algoritmi di scansione avanzati per individuare sistematicamente tutte le forme di PII all'interno dei propri repository di dati sia negli archivi gestiti sia in quelli non gestiti sia presso i fornitori SaaS che detengono i dati.
Tale strategia proattiva non solo aumenta la visibilità e il controllo sulle potenziali vulnerabilità di sicurezza, ma si estende anche alla gestione efficace dell’impronta digitale. Inoltre, le aziende, categorizzando in modo completo le PII, possono ottenere informazioni preziose sui propri dati ed implementare misure di sicurezza mirate, oltre a ridurre al minimo il rischio di accessi non autorizzati o violazioni dei dati.
Classificazione delle PII - Le aziende, dopo aver identificato le PII nei database e negli archivi, dovrebbero classificarle in base ai livelli di sensibilità attribuiti alle diverse tipologie. Si tratta, di fatto, di implementare un sistema di classificazione completo, per stabilire in modo efficace le priorità delle misure di sicurezza, allocando risorse e attenzione dove sono più necessarie.
Gestione delle PII non necessarie – Le aziende, per mitigare l'esposizione al rischio, dovrebbero adottare una strategia volta a ridurre al minimo la raccolta e la conservazione di dati personali non necessari. Pertanto, esse dovrebbero eseguire periodicamente revisioni e valutazioni in termini di necessità di conservare determinati tipi di dati personali.
Inoltre, l'implementazione di strategie di minimizzazione dei dati - quali l’identificazione, la pseudonimizzazione o l’anonimizzazione - diventa cruciale per limitare l'ambito dei dati personali archiviati nei sistemi organizzativi. Ancora, le aziende dovrebbero valutare l'implementazione di policy di conservazione per regolamentare la durata di conservazione dei dati personali, incluse azioni come l'eliminazione dei dati personali obsoleti o l'applicazione di policy di conservazione basate su criteri quali, ad esempio, il tempo trascorso dall'ultimo accesso dell'utente per mitigare efficacemente il rischio di violazioni dei dati e tutelare la privacy e la sicurezza delle PII.
Le aziende, per essere conformi agli standard di privacy dei dati, devono dare priorità a:
Tecniche di minimizzazione e protezione dei dati, quali:
De-identificazione - La de-identificazione comporta la rimozione (completa) o la modifica dei dati identificabili per separarli dalle identità individuali.
Pseudonimizzazione – Si tratta di sostituire gli identificatori personali con token non sensibili (pseudonimi) all'interno dei set di dati. Tali identificatori rimangono nel sistema, ma sono più difficili da accedere.
Anonimizzazione – L’anonimizzazione garantisce che i dati non possano mai essere ricondotti a individui specifici, salvaguardando così la privacy, oltre a rafforzare le misure generali di protezione dei dati.
Policy di utilizzo dei dati – Si tratta di stabilire linee guida e policy chiare che regolino l'uso delle PII all'interno dell’azienda, oltre a formare i dipendenti sulle corrette pratiche di gestione dei dati e garantire la conformità ai requisiti normativi. Inoltre, è necessario implementare controlli di accesso e meccanismi di auditing per monitorare e per tracciare l'utilizzo dei dati, garantendo il rispetto delle policy stabilite.
Gestione dei cookie e del consenso – È necessario garantire la conformità alle normative sulla privacy – come GDPR, CCPA e LGDP - implementando soluzioni affidabili per la gestione dei cookie e del consenso, in modo da ottenere il consenso esplicito degli utenti prima di raccogliere o di elaborare le loro informazioni personali tramite cookie. Inoltre, si devono predisporre informative trasparenti sull'utilizzo dei dati e offrire agli utenti il controllo delle loro preferenze in materia di privacy.
Richieste di accesso ai dati personali (DSAR- Data Subject Access Requests) – Si tratta di: facilitare le richieste di accesso ai dati degli interessati, definendo procedure semplificate per la gestione delle richieste di accesso ai propri dati personali; rispondere tempestivamente alle DSAR e fornire agli interessati informazioni trasparenti su come le loro PII vengano elaborate e conservate; mantenere registri dettagliati delle DSAR e delle azioni intraprese per dimostrare la conformità ai requisiti normativi.
Garanzia del Diritto all'oblio (RTBF - Right to be forgotten) – È necessario rispettare il diritto alla cancellazione dei dati personali, implementando procedure per soddisfare le richieste di cancellazione. Inoltre, si deve: garantire che le PII vengano cancellate in modo sicuro da tutti gli archivi dati e dai sistemi di backup, in conformità con gli obblighi normativi; mantenere registri completi delle attività di cancellazione dei dati per dimostrare la conformità ai requisiti di RTBF; essere consapevoli che in alcuni casi si è comunque obbligati a conservare alcuni dati per finalità fiscali e legali; consultare il proprio consulente legale per verificare quali azioni abbiano la precedenza prima di procedere alla cancellazione dei dati.
Manutenzione di un inventario dei dati – Le aziende, per garantire l'accuratezza e la completezza dell'inventario dei dati e consentire un'efficace governance dei dati e una gestione della conformità devono: predisporre un inventario aggiornato di tutte le PII raccolte, elaborate e archiviate dalla azienda; documentare le tipologie di dati raccolti, le finalità per cui vengono utilizzati e le posizioni di archiviazione; eseguire audit e valutazioni regolari
Scansione e identificazione proattiva delle perdite di dati nel codice – Si tratta di: implementare strumenti di scansione automatizzati per rilevare e mitigare sia le perdite di dati sia le vulnerabilità nel codice; condurre revisioni regolari del codice e test di penetrazione per identificare potenziali lacune di sicurezza e vulnerabilità che potrebbero esporre le PII; integrare i test di sicurezza nel ciclo di vita dello sviluppo del software per garantire che le misure di sicurezza siano implementate fin dall'inizio.
Proteggere le PII non è soltanto un obbligo legale: è un fattore strategico per la competitività. Le aziende che adottano un approccio proattivo e sistematico alla protezione dei dati costruiscono un ecosistema più sicuro, riducono il rischio di violazioni e consolidano la fiducia dei propri clienti.